Anggaran Bisnis Scrum dan Poin Cerita

Apa cara terbaik bagi manajer proyek untuk menganggarkan dan mengalokasikan waktu yang perlu dihabiskan anggota tim untuk sebuah proyek? Bergantung pada bagaimana proyek akan dikelola — misalnya menggunakan praktik tradisional atau teknik manajemen tangkas — tentukan apakah kapasitas harus dipertimbangkan dalam hal jam (waktu) atau perkiraan kesulitan (usaha).

Dalam manajemen proyek tradisional, manajer memperkirakan kapasitas anggota tim untuk bekerja berdasarkan perencanaan tingkat tugas. Artinya, mereka memperkirakan berapa lama mereka mengharapkan tugas tertentu untuk diselesaikan dan kemudian menetapkan tugas berdasarkan jumlah waktu yang tersedia untuk anggota tim menggunakan alat tradisional seperti bagan Gantt. Masalah dengan pendekatan ini adalah bahwa hal itu mungkin cocok untuk mengelola di tingkat anggota tim, bukan di tingkat proyek. Artinya, manajer proyek mungkin berakhir terlalu fokus untuk membuat orang sibuk dan mengelola beban kerja individu secara mikro, daripada keberhasilan keseluruhan proyek yang sedang dikembangkan dan nilai yang dihasilkan untuk klien. Dalam pengembangan proyek baru yang kompleks, seperti tim perangkat lunak, memperkirakan upaya menggunakan poin cerita mungkin merupakan jawaban yang lebih baik daripada mengelola tugas.

Scrum, kerangka kerja manajemen proyek populer yang dikembangkan oleh guru tangkas Ken Schwaber dan Jeff Sutherland, mengambil perspektif yang sangat berbeda untuk menentukan cara melacak dan melaporkan status proyek. Alih-alih mencoba membuat anggota tim sibuk, ini berfokus pada peningkatan produk yang dapat dikirimkan per sprint atau ritme kerja. (Artinya, pada akhirnya berfokus pada pelanggan, lebih memilih untuk mengetahui bahwa pelanggan menerima apa yang diminta, daripada menyibukkan anggota tim.) Tim dapat mengukur kemajuan mereka secara keseluruhan terhadap peningkatan produk ini menggunakan fokus berbasis cerita pada poin anggaran.

Bagaimana proses penganggaran ini bekerja? Dalam rapat ketika bos/manajer proyek tidak hadir, tim memperkirakan dalam angka abstrak untuk mengukur upaya relatif yang terkait dengan cerita tertentu (cerita sering kali terdiri dari banyak tugas). Beberapa tim menggunakan ukuran gambar (yaitu skala 1 hingga 10) untuk memperkirakan “ukuran” cerita, sementara yang lain menggunakan ukuran kaos (XS, S, M, L, XL, XXL, XXXL). Beberapa menggunakan deret Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, dll.) untuk menangkap bagaimana kesulitan cenderung meningkat secara eksponensial. Tim lain telah menggunakan ras anjing untuk tujuan anggaran, di mana, katakanlah, pudel cangkir teh atau Chihuahua akan mewakili cerita terkecil dan Great Dane atau Bull Mastiff akan mewakili yang terbesar. Yang penting untuk perkiraan upaya adalah bahwa tim berbagi pemahaman tentang skala yang digunakannya, sehingga setiap orang merasa nyaman dengan nilai skala tersebut.

Meskipun manajer proyek (atau Pemilik Produk, di Scrum) memerlukan perkiraan ini untuk secara efektif memprioritaskan item yang luar biasa dan, akibatnya, memprediksi pengiriman produk untuk dikembangkan berdasarkan kecepatan, hanya tim yang dapat membuat perkiraan ini dan kehadiran manajer proyek/Pemilik Produk dapat menekan ( sengaja atau tidak) tim untuk meminimalkan anggaran usaha. Sementara anggota tim membuat perkiraan di antara mereka sendiri, disarankan agar setiap orang mengungkapkan perkiraan mereka pada saat yang sama untuk menghindari mempengaruhi orang lain. Prosesnya mirip dengan permainan poker di mana individu “menunjukkan tangan mereka” —atau mengungkapkan perkiraan mereka — secara bersamaan.

Manajer proyek tradisional mungkin tidak nyaman dengan pendekatan manajemen yang tidak membahas ketepatan waktu anggaran untuk penugasan. Tetapi metode manajemen proyek yang gesit seperti Scrum sebenarnya membantu manajer fokus pada hal-hal yang benar-benar penting dalam pengembangan: penyelesaian proyek yang sukses dan pelanggan menyukai produk yang dikembangkan oleh tim Anda.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *