Tiga Langkah Menjadi Tanpa Kertas

Salah satu bidang keahlian saya dalam pekerjaan konsultasi produktivitas dan pengorganisasian saya adalah manajemen kertas – membantu klien saya menentukan cara terbaik untuk memproses, mengelola, dan menyimpan kertas dalam kehidupan dan pekerjaan mereka. Saya sebenarnya suka bekerja dengan kertas dan memproses informasi (hei, saya organisator profesional, bukan?), Tapi saya tahu kebanyakan orang di luar sana tidak begitu. Banyak pelanggan selama bertahun-tahun bertanya kepada saya tentang “tidak menggunakan kertas”, tanpa benar-benar mengetahui apa artinya. Itu adalah sesuatu yang selalu ingin saya ketahui, tetapi perlu alasan untuk mencoba dan menerapkannya.

Paperless berarti memproses dan menyimpan lebih sedikit kertas dari sebelumnya. Paperless berarti, benar-benar bebas kertas – sesuatu yang menurut saya agak sulit dilakukan dengan sejumlah besar kertas yang tampaknya mengalir ke kotak surat kita, apa pun yang kita lakukan. Namun, menjadi tanpa kertas tentu bisa dilakukan, dan tidak begitu sulit, seperti yang saya temukan secara langsung.

Pada awal 2009, saya memulai tahun dengan sejumlah besar kertas di kantor saya – tiga laci arsip penuh dengan dokumen-dokumen penting, dan sekitar lima belas binder materi dari seminar, kelas dan konferensi. Bagi sebagian orang, beberapa laci arsip kertas dan beberapa jenis binder mungkin tidak sebanyak itu, sedangkan bagi yang lain mungkin terlihat seperti tumpukan kertas! Bagi saya, sebagian besar kertas adalah arsip, dan kandidat yang baik untuk pengurangan tanpa kertas. Jadi Januari ini, saya membuat keputusan untuk tidak menggunakan kertas sebanyak mungkin, dengan tujuan mengurangi kertas yang saya simpan hingga 75% atau lebih. Tapi bagaimana caranya? Berikut adalah langkah-langkah yang saya gunakan untuk mengurangi kertas saya:

Memuaskan. Saya cukup mahir dalam menyimpan file saya ke hal-hal yang penting, tetapi saya juga dapat menghapus sekitar 15% dari kertas yang saya simpan dengan membuang dokumen lama saya dan menghapus hal-hal yang tidak lagi berguna atau tidak relevan. Paling mudah untuk bekerja di satu laci (atau bahkan satu bagian laci) pada satu waktu untuk menghindari kewalahan. Simpanlah tempat sampah dan tas atau kotak daur ulang hingga hancur, dan periksa setiap file, folder, binder, atau dokumen dengan pandangan dingin dan keras, dan simpan hanya apa yang Anda butuhkan – dan kurangi sisanya. Anda harus dibiarkan hanya dengan dokumen utama Anda. Sisihkan semua dokumen yang tidak biasa seperti pemberitahuan resmi pemerintah (akta, akta kelahiran/kematian/nikah/cerai).

Pindai itu. Menyimpan kertas sisa sama sekali tidak diperlukan jika Anda dapat menemukan cara alternatif untuk menyimpan informasi – informasi itu berharga, belum tentu kertasnya. Terutama di zaman pencarian sederhana di komputer kita, terkadang masuk akal untuk memusatkan informasi Anda di komputer Anda sebanyak mungkin. Bagi saya, saya memutuskan bahwa sementara banyak informasi yang ingin saya simpan sangat berharga, makalah yang sebenarnya perlu diserahkan – jadi pemindaian adalah jawabannya. Untuk menyederhanakan prosesnya, saya memilih solusi pemindai/perangkat lunak berkecepatan tinggi dari The Neat Company, yang disebut NeatWorks ADF. Saat Anda melakukan proyek pemindaian besar seperti ini, Anda benar-benar membutuhkan pemindai yang dirancang untuk memindai dokumen multi-halaman, serta perangkat lunak yang dapat membantu menyederhanakan proses. Saya merekomendasikan solusi yang dapat memindai ke PDF selain database berpemilik. Setelah dokumen dipindai dan dicadangkan, Anda dapat merobek atau mendaur ulang dokumen asli.

Simpan itu. Ingat dokumen tidak biasa yang kita sisihkan sebelumnya, seperti sertifikat pemerintah, dokumen pinjaman rumah dan pelanggaran lainnya? Pindai juga, tetapi saya sarankan menyimpan yang asli di tempat yang aman, seperti loker atau brankas. Meskipun Anda bisa mendapatkan salinannya lagi dari agensi yang bertanggung jawab, biasanya akan banyak kesulitan untuk melakukannya, dan lebih mudah untuk menyimpan sejumlah kecil kertas ini di tangan.

Dengan melakukan hal-hal yang telah saya jelaskan, saya dapat secara dramatis mengurangi jumlah kertas yang saya simpan. Faktanya, semuanya telah diedit menjadi satu kotak file desktop sedalam sekitar tujuh inci-itu saja. Tidak ada laci besar atau kotak arsip, tidak ada tumpukan kertas. Satu kotak, tidak lebih – semua kertas lama hilang sekarang, dengan ruang kosong tertinggal.

Apa strategi pengurangan kertas Anda? Pernahkah Anda mencoba tanpa kertas?

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *